Obrasci↵
Svaka faza projekta može posedovati jedan ili više tipova obrazaca u okviru kojih nosilac projekta unosi potrebne informacije. Zavisno od tipa projekta, servis poseduje veliki broj elemenata koji se unose i svrha obrazaca je da ovaj proces olakša pružajući konzistentni interfejs i funkcionalnosti.
Aplikativna ovlašćenja
Za upotrebu ovih funkcionalnosti potrebno je posedovati ovlašćenja za rad sa obrascima.
Obrazac je struktuirane prirode - različita polja obrasca mogu imati asociranu sintaksu (npr. broj ili datum), semantiku (npr. KJS mora biti aktivan), mogu da budu ograničena unosom podataka koji pripadaju odgovarajućem šifarniku (npr. izvori finansiranja) ili biti prost narativ. Pored toga obrazac može biti dinamičke prirode gde u zavisnosti od prethodnog unosa, korisnik dobija različita polja za unos u nastavku, kao i da podrži navođenje proizvoljno dugačkog niza elemenata iste prirode (npr. niz izvora finansiranja). Svi narativni unosi sprovode se u Markdown formatu.
U okviru faze projekta može postojati jedan ili više obrazaca istih ili različitih tipova.
Osnovne karakteristike↵
Osnovni karakteristike obrazaca su:
- Tip obrasca, koji opisuje izgled i raspoloživa polja koje moguće unositi. Svi mogući tipovi obrazaca su definisani u sistemu nevezano za tipove projekata, te jedan tip obrasca može koristiti više različitih tipova projekata.
- Instanca obrasca, koja predstavlja popunjene podatke od strane organizacije za odgovarajući tip obrasca na konkretnom projektu.
- Revizija unosa obrasca, koja se inkrementira prilikom snimanja svakog unosa podataka u obrazac.
Primer tipova obrazaca
Faza identifikacije projekta uključuje popunjavanje obrasca tipa PIF-mini ako je projekat tipa Projekat u implementaciji ili 5 različitih tipova PIF obrazaca ako je projekat tipa Kapitalni projekat (koji će biti dostupan u budućnosti). Svaki obrazac se u ovoj fazi se popunjava tačno jednom (ima jednu instancu).
Faza izveštavanje sadrži jedan tip obrasca Kvartalni izveštaj koji se uvek popunjava u više od 4 instance (jer po definiciji kapitalni projekti moraju trajati duže od godinu dana). Svaki ovaj obrazac je istog tipa ali svaka instanca ima drugačije podatke - one koji su vezani za predmetni kvartal.
Poslovni proces↵
Bez obzira na tipove obrazaca, oni se popunjavaju na isti način i podložni su identičnom poslovnom procesu koji se sastoji od sledećih koraka:
Unos podataka↵
Unos podataka u polja obrasca, ručno ili kroz fajl, odjednom ili u više različitih sesija unosa, u kolaborativnom maniru.
Ručni unos podataka↵
Unos se sprovodi po konkretnom obrascu nakon čega se mora snimiti radi objavljivanja promena ostalim korisnicima organizacije (ili otkazati da se to ne bi desilo). Obrazac se može u bilo kom trenutku unosa zaključati da bi se signaliziralo ostalim unosiocima da je unos tog obrasca završen. U okviru procesa zaključavanja sistem automatski validira sintaksu i semantiku unesenih podataka te nije moguće zaključati obrasce ako bilo koji od njih ne prolazi validaciju. Opcije unosa su moguće sve dok nije nastupio neki od sledećih statusa - na primer, zaključani obrazac moguće je otključati samo dok je status faze Unos ali ne i kasnije.
Unos preko fajla↵
Podaci obrasca se mogu uneti učitavanjem fajla i omogućava korisniku efikasan unos velikog broja stavki obrasca. Trenutno podržani format fajla za unos zahteva je JSON.
Odabirom opcije ↓ Извоз vrši se preuzimanje obrasca u jednom od ponuđenih formata PDF ili JSON. Preuzeti obrazac u JSON formatu je moguće izmeniti i isti učitati odabirom opcije ↑ Увоз i odabirom fajla. Podatke u JSON-u je moguće menjati i direktno na ekranu.
Odabirom opcije Učitaj uneti podaci se prenose na ekran koje je potrebno sačuvati.
Čuvanje i zaključavanje obrasca↵
Nakon unosa/izmene podataka isti se moraju snimiti radi objavljivanja promena ostalim korisnicima organizacije (ili otkazati da se to ne bi desilo). Čuvanjem podataka vrši se kontrola unetih podataka i sistem signalizira ukoliko postoje greške.
Greška
Crveni krug označava da postoje greške na obrascu, broj u krugu predstavlja broj grešaka
Nije dozvoljeno zaključavanje obrasca dok se ne ispravi greška
Odabirom crvenog kruga prikazuje se lista grešaka.
Upozorenje
Žuti krug označava da postoje greške na obrascu, broj u krugu predstavlja broj grešaka
Upozorenje se prikazuju ali je zaključavanje obrasca dozvoljeno
Odabirom žutog kruga prikazuje se lista upozorenja.
Obrazac se može u bilo kom trenutku unosa zaključati da bi se signaliziralo ostalim unosiocima da je unos tog obrasca završen. Opcije unosa su moguće sve dok nije nastupio neki od sledećih statusa - na primer, zaključani obrazac moguće je otključati samo dok je status faze Unos ali ne i kasnije.
Nakon što su svi obrasci zaključani, OL OP će imati prikazanu novu akciju Slanje na potvrdu.
Slanje na potvrdu↵
Nakon što su svi raspoloživi obrasci tekuće faze zaključani, unos je potrebno poslati na potvrdu odgovarajućoj poslovnoj funkciji OP čime unosilac signalizira sopstvenoj organizaciji da je proces unosa gotov. Slanje na potvrdu je moguće samo ako su svi raspoloživi obrasci zaključani - ukoliko postoji više obrazaca u okviru faze, ne šalju se na potvrdu pojedinačni obrasci već svi odjednom. Nakon što su poslati na potvrdu obrasce više nije moguće menjati (opcije unosa i otključavanja više nisu upotrebljive).
Nakon što su obrasci poslati na potvrdu, OL OP će imati prikazanu novu akciju Slanje na potvrdu i nakon upotrebe status tekuće faze se menja u Čeka na potvrdu.
Potvrda↵
U statusu Čeka na potvrdu OL OP dobija opciju Slanje na odobrenje. Odabirom te opcije može uneti rezoluciju odobravanja (Da ili Ne) i da upiše komentare. U slučaju da je obrazac odobren, faza prelazi u status Čeka odobrenje i do realizacije odobrenja ne postoje aktivnosti koje sprovodi OP.
Potvrdom nosilac projekta signalizira Administraciji da je saglasan sa tekućim sadržajem svih obrazaca; ukoliko nije saglasan, sistem vraća fazu u status Unos nakon čega su ponovo moguće ranije navedene opcije i ceo proces se ponavlja.
Odobrenje↵
Potvrđene obrasce odobrava Administracija PIMIS sistema čime se signalizira OP da su sa stanovišta pravilnika za upotrebu sistema obrasci ispravno popunjeni i nemaju očiglednih nedostataka; ukoliko nisu odobreni, sistem vraća fazu u status Unos nakon čega su ponovo moguće ranije navedene opcije i ceo proces se ponavlja, inače, proces unosa obrazaca je završen.
Nakon što su odobreni, sistem više ne dozvoljava izmenu obrazaca ni na jedan način.
Dijagram↵
Sledeći dijagram prikazuje poslovni proces za jedan obrazac:
Više od jednog obrasca
Ukoliko je u pitanju više obrazaca, poslovni proces je identičan osim što je za slanje na potvrdu potrebno da svi obrasci budu zaključani.